Mantenga todo organizado, registrando los recibos de gastos de sus colaboradores en el portal, en cualquier instante desde el menú Gastos.
Las opciones disponibles en el módulo de los gastos, estarán disponibles en función del perfil de usuario Gastos que tenga asignado; las actividades que se pueden realizar son: Ver Detalles, Nuevo, Editar, Aprobar, Rechazar, Eliminar.
Para conocer el detalle de un gasto registrado por un colaborador, únicamente tiene que elegir de la lista de gastos el que desea consultar y después dar clic en el botón Ver Detalles. Esta acción abre una ventana que desplegará la información registrada para el gasto, la cual no puede ser editada en esta ventana.
Para registrar un gasto, de clic en el botón Nuevo que se encuentra del lado superior derecho de la pantalla, luego se abrirá una ventana, ahora puede ingresar los datos del gasto y antes de finalizar no olvide dar clic en el botón Guardar.
En caso de registrar un gasto tipo Gastos de viaje, el sistema le aplicará un proceso de autorización, que consiste en enviar un correo a la persona que autoriza sus gastos; para conocer el proceso de autorización de gastos de clic aquí.
Los gastos de tipo Caja Chica por su naturaleza no requieren de un proceso de autorización.
Para modificar la información un gasto, del listado de gastos que esta en la tabla, seleccione el que va a modificar, después de clic en el botón Editar, entonces se abrirá una ventana para cambiar la información que requiere.
Nota: no es posible modificar o eliminar un gasto, si paso por el proceso de autorización o si ya tiene documentos que comprueban el gasto.
Para eliminar un gasto, al igual que en el proceso de edición, se elige del listado de gastos el gasto a eliminar, después de clic en el botón Eliminar, entonces el sistema corrobora la acción y dependiendo de la elección el sistema borra el gasto o cancela la acción.
Las opciones Aprobar o Rechazar un gasto, están disponible para usuarios con privilegios de aprobación de gastos, estos usuarios tienen asignados un grupo de personas con las que colabora y para actividades en las que requieren ingresar un gasto son notificados para que puedan revisar los gastos y decidir si aprobar o rechazar el gasto.
En la siguiente sección se puede conocer el proceso de autorización de un gasto
Reporte de gastos
El sistema genera un reporte en el que se pueden ver los registros de gastos de un evento en particular.
